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Author Archives: Regroupement des bibliothèques collégiales du Québec (REBICQ)

Prêt de manuels pour les cohortes d’Emploi-Québec

Auteure : Julie Larocque (Bois-de-Boulogne)

Contexte/Questions

J’aimerais savoir si vos bibliothèques font le prêt de manuels pour les cohortes des programmes financés par Emploi-Québec.

Et si c’est le cas, avez-vous de bonnes pratiques à partager ? Notre processus a un peu de « sable dans l’engrenage » !

Actions suite à cet appel à tous

Un gros merci pour vos réponses, j’y ai trouvé quelques pistes à analyser.

J’ai aussi ajouté notre procédure à la compilation. Nos façons de faire ne sont pas si mal, mais le nombre de volumes et d’emprunts a grandement augmenté au cours des dernières années et les petits irritants se font davantage sentir. Nous allons sous peu rencontrer nos collègues de la formation continue pour trouver ensemble des solutions à nos « grains de sable ».

Détail des réponses

ÉTABLISSEMENT

RÉPONSES

André-Laurendeau
Naoual Lalam

À propos des solutions appliquées au problème de gestion du prêt de volumes aux étudiants référés par Service-Québec, le Carrefour a établi une procédure avec le Service de la formation continue.
Lors du prêt, on fait signer aux étudiants un formulaire pour respecter les modalités du prêt.
Voici notre procédure et notre formulaire.

Bois-de-Boulogne
Julie Larocque

Voici notre Procédure des prêts aux groupes Emploi Québec (EQ).

Édouard Montpetit
Nancie Lamontagne

Tu trouveras ci-joint notre procédure à cet effet. Elle comporte toutefois encore des failles (réservations possibles de certains exemplaires disponibles dans Koha). Nous n’avons pas encore trouvé la solution parfaite.

Granby
Daniel Marquis

Oui, notre service Bibliothèque et technologies éducatives du Cégep de Granby prête des manuels provenant du SFA pour les clientèles d’Emploi-Québec.
On considère la clientèle des AEC comme des étudiants réguliers avec une exception pour l’emprunt de manuels. On a ajusté nos pratiques pour répondre à ce besoin spécial.
En fait, on s’assure toujours d’avoir un ou deux exemplaires de manuels des AEC et les manuels sont achetés par le service d’Éducation aux adultes et livrés à la bibliothèque et on les intègre à la collection et le tout est à l’entrepôt sans cote.
Voir à titre d’exemple la notice de notre cégep.
L’enseignant ou le CP nous prévient lorsqu’une nouvelle cohorte va se présenter pour emprunter le manuel (on a une liste par programme et on sort les manuels d’avance) et le tout est prêté pour une période précise : la durée du cours et non du programme.

ITHQ
Guylaine Simard

À l’ITHQ, nous avons des étudiants qui proviennent d’un programme de cuisine professionnelle et actualisée. Le programme est à temps plein et s’étale de fin novembre à fin mai. Ils ont deux livres de base à utiliser fréquemment. Ces manuels sont achetés par l’École et prêtés à chaque étudiant pendant la durée de la formation. Cela fonctionne très bien et nous avons très peu de perte ou encore d’exemplaires abîmés. Nous avons un fort appui du titulaire du cours afin que tout soit en ordre de ce côté. On voit très peu ces étudiants à la bibliothèque pour l’utilisation de nos ressources. Ils peuvent toutefois emprunter aux mêmes conditions que nos autres étudiants. Mais cela est arrivé très rarement.

Limoilou
Alexandra Lavallée

Il y a quelques années, nous faisions effectivement le prêt de manuels pour les cohortes d’Emploi-Québec à la formation continue.
C’était toujours une tâche ardue, car nous devions traiter les livres en urgence. La durée du prêt était déterminée selon la durée du programme. Il arrivait souvent que les livres ne soient pas retournés.
Finalement, depuis 5 ans, la formation continue a cessé d’acheter les livres. Les étudiants doivent maintenant acheter eux-mêmes leurs livres. Ceux qui décident de ne pas les acheter peuvent emprunter les quelques exemplaires que nous avons à la bibliothèque. Toutefois, ils doivent respecter les mêmes règles de prêt que l’ensemble de la clientèle (soit 10 jours ouvrables).
Je ne sais pas pourquoi la formation continue a cessé d’acheter les livres. Est-ce que les subventions d’Emploi-Québec ont été arrêtées ? De notre côté, ça fait notre affaire. Moins de gestion d’espace et de logistique.

Marie Victorin
Élise Bélanger

Oui, nous prêtons les manuels pour les cohortes d’Emploi-Québec.
Les responsables nous envoient les listes d’étudiants à l’avance avec les titres à prêter et la date de retour.
Nous enregistrons à l’avance les prêts dans les dossiers des usagers et nous faisons une « pile » de livres pour chaque étudiant.
Comme les étudiants se présentent souvent en groupe à la bibliothèque, cela nous permet d’être plus rapides pour le prêt, nous n’avons qu’à confirmer l’identité de l’étudiant et à lui remettre ses livres.
Nous faisons à l’occasion de l’élagage en collaboration avec les responsables.

Sherbrooke
Francine Pelletier

Oui, nous prêtons des volumes à ces programmes.
Il y a quelques années, ces groupes étaient aussi subventionnés pour l’achat de documentation, si bien que, pour un groupe de 30 étudiants, on avait 30 copies à leur prêter. Le CFC achetait les copies, nous les cataloguions et nous prêtions, pour la durée de leurs cours (ça pouvait être 5-6 semaines), les titres que l’enseignant demandait pour le cours. S’il n’y avait pas de cours qui se donnait dans la matière, nous pouvions prêter ces documents au reste de notre population.
Je ne crois pas que ces subventions existent encore, les titres que nous avons en multicopies disparaissent donc tranquillement de nos rayons.
Autrement, ces étudiants ont le droit d’emprunter comme tout autre étudiant, avec les mêmes règles concernant la durée du prêt.

Vieux-Montréal
Ariane Legault-Venne

On vient tout juste de débuter à reprendre ce service, qui était assuré par une agente de soutien administratif à la formation continue et aux entreprises (FCE). Je serai donc curieuse de voir comment ça fonctionne ailleurs.
Voici comment ça marche chez nous :
– Les manuels pour les cohortes Emploi-Québec sont rangés dans un dépôt. Ils ne sont donc pas à rayons ouverts et ne sont pas non plus derrière le comptoir de prêt (pas assez de place).
– Les ASA font l’inventaire des manuels restants. J’envoie cet inventaire à la technicienne en administration de la FCE.
– La technicienne en administration commande les livres en utilisant notre formulaire habituel de demande d’achat, qu’elle fait parvenir à la technicienne en documentation responsable des acquisitions. C’est la technicienne en administration qui fait cette étape, car elle sait approximativement combien de personnes seront inscrites dans la nouvelle cohorte. Aussi, le poste budgétaire change à chaque cohorte, elle nous l’indique donc à ce moment-là.
– Lorsque l’on reçoit les manuels, la technicienne en documentation responsable du catalogage des nouveautés les intègre au catalogue, avec Dépôt comme localisation. La localisation du dépôt est masquée à l’OPAC afin d’éviter du bruit. On ajoute un autocollant Dépôt sous le code-barres, pour les identifier facilement au retour.
– Pour la préparation matérielle, on y va de façon minimale, étant donné qu’Emploi-Québec ne semble pas très stressé par le fait de devoir racheter fréquemment des manuels. Ce qu’on fait comme d’habitude : on étampe la date de réception sur la page titre, on étampe « Cégep du Vieux Montréal » sur les trois tranches et on colle un feuillet de retour. Ce qu’on change : on ne les recouvre pas et on ne met pas de bande magnétique.
– Tout le monde de la cohorte vient chercher les livres en même temps. Une semaine avant la visite de la cohorte, l’agente de soutien administratif de la FCE (celle qui faisait le prêt avant) m’envoie la liste des étudiantes et étudiants Emploi-Québec et je la transmets à l’équipe du comptoir. Pour l’instant, on s’occupe seulement des prêts pour le programme Intégration à la profession infirmière. Chaque étudiante et étudiant Emploi-Québec fait la formation de base, ce à quoi peuvent s’ajouter une ou des spécialités. L’équivalence entre les manuels nécessaires et les cours auxquels les gens sont inscrits est incluse dans la liste fournie par l’agente de soutien administratif de la FCE. De plus, on prête aux étudiantes et étudiants qui ne sont pas Emploi-Québec le manuel en deux volumes Anatomie, physiologie et biologie. On vérifie qu’on a le nombre nécessaire de manuels pour tout le monde.
– Une journée avant la visite de la cohorte, l’équipe du comptoir prépare les prêts. On fait une pile par étudiante ou étudiant Emploi-Québec et on enregistre les prêts dans leur dossier respectif. On imprime le ticket rapide et on le met sur le dessus de la pile. Les piles sont assez volumineuses; les gens sont avertis et apportent en conséquence une petite valise ou de bons sacs d’épicerie.
– La journée de la visite, on remet les piles de manuels aux personnes concernées. Comme les prêts sont déjà enregistrés, ça va vite.
– Il se peut que des étudiantes et étudiants obtiennent leur subvention Emploi-Québec après être venus à la bibliothèque. L’agente de soutien administratif de la FCE m’envoie les ajouts au fur et à mesure qu’elle les reçoit. Je les transmets à mon tour à l’équipe du comptoir. Quand la pile de manuels est prête, le comptoir envoie un Mio à la personne concernée.

On n’a pas encore connu de cycle complet, ayant fait les premiers prêts à la cohorte de décembre dernier. Je ne peux donc pas encore te dire si ce sont de bonnes pratiques ou non.

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